Microsoft Office 365 có lẽ là một công cụ không còn quá xa lạ với nhiều người dùng. Chúng ta sử dụng nó hằng ngày nhưng lại ít khi biết được những thông tin, đặc điểm cũng như công dụng tuyệt vời khác của bộ Office 365 này. Trong bài viết này, Sforum sẽ làm rõ những nhầm lẫn cũng như mang đến cho bạn đọc những thông tin chính xác và bổ ích nhất về công cụ “thần thánh” Office 365 này. 

• Tổng hợp 5 trang web logo maker miễn phí tốt nhất
• Tải WinRAR 32bit, 64bit mới nhất cho PC: Miễn phí, không Virus

Office 365 là gì? Những nhầm lẫn về bộ công cụ văn phòng Microsoft Office 

Microsoft Office 

Microsoft Office (hay được gọi tắt là Office) là một sản phẩm của nhà Microsoft được phát triển như một bộ ứng dụng hỗ trợ đắc lực cho các công việc văn phòng. Microsoft Office được giới thiệu lần đầu bởi BIll Gates vào năm 1988 tại COMDEX, Las Vegas. Từ những ngày đầu tiên, gói ứng dụng này chỉ có vỏn vẹn 3 ứng dụng phần mềm cốt lõi là Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint. Qua rất nhiều năm phát triển, Microsoft đã tích hợp thêm nhiều ứng dụng cũng như các tiện ích hỗ trợ khác. Một số ứng dụng nổi bật được cung cấp trong bộ Office cơ bản bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Onenote, Publisher, SharePoint,… 

Office 365 là gì?

Được ra mắt vào năm 2011, Office 365 được xem là phiên bản nâng cao của Microsoft Office truyền thống khi được tích hợp công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng có thể truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi cũng như chia sẻ trực tuyến với những người khác.

Ngoài ra, bộ Office 365 này cũng được Microsoft cung cấp trên các nền tảng, thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh, và tất nhiên tất cả các dữ liệu trên các thiết bị này đều được đồng bộ theo thời gian thực.

Ngoài những ứng dụng cốt lõi, Office 365 còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác phục vụ cho các tổ chức và doanh nghiệp như Publisher, Planner, Exchange, Skype, Yammer, Microsoft Teams,….

Office 365 có gì khác với các bản Office khác?

Vậy Office 365 có gì khác với những bản Office trước như Office 2016, Office 2019,… mà chúng ta vẫn thường nghe trước đây? Điểm khác biệt lớn nhất xuất phát từ nền tảng hoạt động của hai phiên bản này, khi Office 365 đã được đưa lên đám mây trong khi các bản Office 2016 hay 2019 là những ứng dụng sử dụng offline trên một máy tính cá nhân. 

Nếu người dùng chỉ có thể mua bộ Office 2016 hay 2019 dưới dạng gói mua một lần và thanh toán một lần tại thời điểm đó thì Office 365 lại cung cấp hình thức thanh toán một khoản phí nhỏ theo hàng tháng hoặc theo năm như một dạng dịch vụ. Ngoài ra, các gói Office mua một lần trước đây được đóng gói cố định, rằng người dùng vẫn có thể cập nhật bảo mật nhưng sẽ không cập nhật được những tính năng mới. Điều này đồng nghĩa với việc nếu bạn muốn nâng cấp lên một phiên bản mới hơn thì phải mua một bộ Office hoàn chỉnh khác và tiến hành cài đặt lại từ đầu. 

Office 365 và Microsoft 365 có điểm gì khác nhau?

Thật ra thì Microsoft 365 chính là “chiếc vỏ” mới của Office 365. Vào ngày 21 tháng 4 năm 2020, Office 365 đã chính thức được đổi tên thành Microsoft 365. Và tất nhiên Microsoft 365 vẫn kế thừa toàn bộ các ứng dụng Office và cũng hứa hẹn sẽ tiếp tục nâng cấp và phát triển thêm nhiều ứng dụng mới, tiện ích mới hữu ích và đáp ứng đa dạng nhu cầu của người dùng. 

Các sản phẩm ứng dụng trong Office 365 

Với hơn 40 ứng dụng đang được cung cấp và hỗ trợ trong bộ Microsoft 365, những ứng dụng này được phát triển chuyên biệt dành riêng cho một nhóm người dùng, nhóm công việc và mục đích khác nhau. Và có thể chia nhóm tính chức năng đó thành như sau:

Ứng dụng Office 365 

Đầu tiên phải kể đến gói ứng dụng văn phòng kinh điển của Microsoft Office bao gồm: 

• Word
• Excel
• PowerPoint  
• Microsoft OneNote 
• Publisher 
• Access

Email và lịch

Kết nối, luôn sắp xếp khoa học và quản lý thời gian của bạn bằng email cấp doanh nghiệp, lịch và danh bạ, tất cả đều ở cùng một nơi.

• Outlook
• Exchange 
• Bookings

Tin nhắn, cuộc họp và thoại 

Mang đến những trải nghiệm cuộc họp nâng cao với chức năng gọi tinh vi và trung tâm tập trung cho cuộc họp, cuộc trò chuyện, nội dung và cuộc gọi.

• Skype
• Microsoft Teams

Mạng xã hội và mạng nội bộ 

Kết nối và gắn kết toàn bộ tổ chức của bạn bằng mạng nội bộ di động, thông minh cùng với mạng xã hội dành cho doanh nghiệp.

• Yammers
• SharePoints

Tệp và nội dung

Truy nhập tệp từ mọi thiết bị, vào mọi thời điểm. Tương tác với video thông minh và nhanh chóng tạo nội dung nổi bật, trực quan.

• OneDrive 
• Stream 
• Sway 
• Lists
• Forms

Quản lý công việc 

Quản lý công việc hiệu quả cho các cá nhân, nhóm và tổ chức. Tạo và tự động hóa quy trình kinh doanh.

• Planner 
• Power Apps
• Power Automate 
• Power Virtual Agents 

Phân tích nâng cao

Làm việc thông minh hơn với thông tin chuyên sâu về năng suất cá nhân và tổ chức. Đưa ra quyết định nhanh chóng, đủ thông tin với chức năng phân tích nâng cao.

• MyAnalytics
• Power BI Pro 

Ngoài ra, còn có hơn 40 ứng dụng và dịch vụ bổ sung đang được hỗ trợ bởi Microsoft dành cho những công việc chuyên biệt khác nhau. Ngoài ra Microsoft cũng cung cấp những bộ bảo vệ Microsoft 365, bộ bảo vệ Microsoft dành cho Điểm cuối, bộ bảo vệ dành cho Danh tính,… thích hợp dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. 

Các gói Microsoft 365 cung cấp hiện nay

Microsoft 365 được phân chia thành nhiều phiên bản dành cho những đối tượng và mục đích khác nhau. Chính vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn dựa vào nhu cầu của bản thân từ việc truy cập trực tuyến hay cài đặt offline đến những việc chủ động chọn những nhóm ứng dụng cần thiết nhất với bản thân hoặc tổ chức. Với mỗi lần đăng ký, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các bản Office 365 download, các bản sửa lỗi và bản cập nhập phiên bản cùng sự hỗ trợ từ đội ngũ Microsoft cũng như từ hệ sinh thái người dùng Office 365 đông đảo. 

Hiện tại Microsoft đang hỗ trợ 3 gói Microsoft 365 cùng nhiều cấp độ khác nhau, cụ thể:

Gói Microsoft 365 dành cho gia đình 

Gói Microsoft 365 Family cũng cho phép bạn chia sẻ thuê bao của bạn với gia đình của bạn cho tối đa sáu người, và sử dụng ứng dụng của bạn trên nhiều pc, máy Mac, máy tính bảng và điện thoại.

• Microsoft Family 
• Microsoft Personal

Gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp 

Có thể nói rằng Office 365 sinh ra là để phục vụ cho các tổ chức và doanh nghiệp cũng không hề sai khi hiện nay Microsoft vô cùng chú trọng và điều chỉnh các sản phẩm của mình phù hợp hơn với người dùng là các tổ chức và doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Microsoft cung cấp những bộ Office 365 như sau với trọng tâm là mạng lưới chia sẻ thông tin rộng rãi

• Microsoft 365 Business Basic 
• Microsoft 365 Business Standard 
• Microsoft 365 Business Premium 
• Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp 

Gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn:

Nếu chúng ta đã có những bộ Office dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì tất nhiên cũng sẽ có các gói dành cho những doanh nghiệp lớn (Entrepreneur). Và đối với phân khúc này, Microsoft đã cung cấp thêm những công cụ hỗ trợ nâng cao hơn như Power BI, MyAnalytics,… cùng các phần mềm quản lý công việc khác như Planner, PowerApp, Power Automate

• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 F3

Cách cài đặt Office 365 

Tải xuống Office 365 

Như đã đề cập ở trên, Microsoft cung cấp rất nhiều gói Office 365 khác nhau và đối với mỗi gói sẽ có những các cài đặt khác nhau. Trong phạm vi bài viết này sẽ chỉ hướng dẫn các bạn đang có nhu cầu sử dụng gói cá nhân và gia đình. 

Chú ý: trước khi tải xuống Microsoft 365, bắt buộc người dùng cần phải có khóa sản phẩm (hoặc khóa chia sẻ nếu gói sử dụng là Family). Đối với lần cài đặt đầu tiên, người dùng cần phải quy đổi khóa sản phẩm bằng cách truy cập vào office.com/setup sau đó đăng nhập bằng tài khoản đăng ký cùng khóa sản phẩm để quy đổi một khóa mới để cài đặt. 

Sau đó người dùng tiến hành Office 365 bằng những bước sau đây:

Bước 1: Truy nhập www.office.com và nếu bạn vẫn chưa đăng nhập, hãy chọn Đăng nhập.

Hoặc người dùng có thể đăng nhập bằng tài khoản đã liên kết với phiên bản Office này (tài khoản Microsoft, tài khoản cơ quan hoặc trường học,…)

Bước 3: Sau khi đăng nhập, từ trang chủ của Office, chọn Cài đặt Office (Phiên bản 64 bit được cài đặt theo mặc định).

Cài đặt Office 365 

Bước 1: Sau khi tải xuống thành công Office 365 theo hướng dẫn ở trên, chạy file setup của Office 365 để bắt đầu cài đặt 

Bước 2: Sau khi đợi cài đặt Office 365, một cửa sổ mặc định với thông báo ““Bạn đã sẵn sàng! Office giờ đã được cài đặt”, chọn “Đóng”

Bước 3: Sau khi cài đạt thành công, màn hình chính sẽ là kho ứng dụng của gói Microsoft 365 của bạn. Để kích hoạt một ứng dụng trong bộ Office 365, chọn vào biểu tượng ứng dụng bạn muốn kích hoạt. 

Tạm kết 

Và trên đây chính là một vài thông tin cơ bản về Office 365 hay còn được gọi bằng cụm từ mới là Microsoft 365. Mong rằng những thông tin về mẹo máy tính trên sẽ giúp ích cho người dùng Windows nói riêng cũng như nhiều bạn đọc nói chung.